Documentation requise pour l’expédition – Liste complète

Lorsqu’une cargaison est expédiée d’un endroit à un autre, elle doit être accompagnée d’un ensemble de documents authentifiant le transfert et les produits transférés. Cet ensemble de documents est appelé documents d’expédition.

Différents pays ont des exigences différentes en ce qui concerne les documents d’expédition. Les deux principales organisations mondiales qui encadrent les règles et guident les organisations professionnelles en la matière sont l’Organisation mondiale du commerce (OMC) et la Chambre de commerce internationale (CCI).

La plupart des documents d’expédition sont basés sur les règles et réglementations établies par ces organismes mondiaux et les autorités gouvernantes des pays respectifs, telles que la chambre de commerce, les douanes, les conseils commerciaux, etc.

documents d'expédition

Rôles de l’OMC et de la CPI

L’Organisation mondiale du commerce facilite le commerce entre les nations par le biais de négociations et d’accords. L’objectif principal de l’OMC est d’assurer la fluidité et la libre circulation des échanges entre les nations. En plus de cela, ils règlent les différends entre les membres et aident également les pays en développement à faire des affaires.

La Chambre de commerce internationale est la voix de plus de 45 millions d’organisations commerciales dans le monde entier. Ils guident ces organisations sur les références, les règles et les normes à suivre dans l’exercice de leurs activités. A ce titre, les travaux de la CCI sont référencés et pris comme guide par les arbitres, avocats et banquiers notamment en cas de litiges entre organisations basées dans différentes parties du monde.

Examinons les principaux documents d’expédition qui sont utilisés pour faire des affaires. Alors que certains pays exigent que les documents soient sur papier, d’autres sont passés à la documentation d’expédition sans papier.

Les documents mentionnés ici peuvent être communs aux différents types de transport tels que par voie terrestre, maritime et aérienne. Cependant, nous nous concentrerons ici principalement sur les documents d’expédition pour le transport de marchandises par voie maritime.

Licence d’exportation et d’importation

Une organisation commerciale qui doit exporter ou importer des marchandises est tenue de s’enregistrer auprès de l’autorité de délivrance des licences de sa région. Normalement, l’autorité de délivrance des licences accorde l’autorisation à l’organisation en délivrant un code d’importation et d’exportation (IEC).

Cette autorisation n’est accordée qu’après s’être assuré que l’entreprise a satisfait à toutes les exigences légales et est éligible à l’exportation ou à l’importation.

En Inde, l’IEC est délivré par la Direction générale du commerce extérieur (DGFT).

Facture pro forma

Une facture pro forma est une facture préliminaire qui indique la quantité et la description des marchandises, le montant total à payer par l’acheteur, la date à laquelle les produits ou services vendus seront livrés à l’acheteur et d’autres détails importants de la transaction. Toute avance versée sur la transaction sera basée sur la facture proforma. C’est aussi un engagement entre le vendeur et l’acheteur.

Connaissement ou connaissement de la voie maritime

Un connaissement (BL) est une confirmation émise par la compagnie maritime d’avoir reçu la cargaison du vendeur à bord de son navire. Il s’agit d’un contrat de transport entre le vendeur et la compagnie maritime.

Un BL sert de preuve de propriété de la cargaison. En règle générale, un connaissement est un instrument négociable. En d’autres termes, il peut être cédé à un tiers avec l’accord du vendeur.

Tout comme le connaissement, un connaissement maritime est également un contrat de transport entre le vendeur et la compagnie maritime. Cependant, il s’agit d’un contrat non négociable dans lequel la compagnie maritime s’engage à ne livrer la marchandise qu’à un destinataire déterminé.

Un connaissement de la voie maritime ne peut être cédé à un tiers.

Le connaissement et le connaissement maritime sont tous deux des documents juridiques.

Facture commerciale

Une facture commerciale est une facture finale qui est utilisée pour le dédouanement et à d’autres fins. Il devrait avoir les détails complets de la transaction commerciale entre le vendeur et l’acheteur.

Au minimum, il devrait inclure le nom et l’adresse du vendeur et de l’acheteur, la description des marchandises vendues, la quantité, la valeur, les conditions de vente et de paiement, et le pays d’origine des marchandises.

La facture commerciale constitue la base du paiement des droits de douane et autres taxes.

Liste de colisage

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un document qui fournit des détails sur l’emballage des marchandises expédiées. Une liste de colisage indiquera la description des marchandises, leur emballage individuel et collectif, les dimensions, les poids et les marquages. Elle peut ressembler beaucoup à la facture mais ne remplace ni la facture proforma ni la facture commerciale.

Une liste de colisage aide les douanes, le transporteur et le destinataire à identifier facilement la cargaison individuelle lors de l’inspection ou de la réception.

Certificat d’assurance

Un certificat d’assurance ou une police d’assurance souscrite sur les marchandises expédiées assure une couverture en cas d’accident causant des dommages à la cargaison.

Outre l’indication des conditions de couverture de l’assurance et de la valeur de l’assurance, il mentionnera la responsabilité du transporteur ou de tout autre tiers partie au contrat de transport de la marchandise.

Facture d’entrée

Une lettre d’entrée est déposée auprès des autorités douanières par l’importateur au moment de l’importation des marchandises dans le pays. Ces marchandises peuvent être destinées à la consommation dans le pays ou à être retraitées et réexportées.

Lorsque les marchandises retraitées sont réexportées, la facture d’entrée est une exigence et doit être incluse avec les autres documents d’expédition.

Certificat d’origine

Un certificat d’origine est généralement délivré par la chambre de commerce du pays. C’est une déclaration que les marchandises sont produites dans le pays suivant certaines exigences prescrites.

Un certificat d’origine décide souvent de la taxe à l’importation qui doit être payée ou non par l’acheteur.

Certificat sanitaire ou phytosanitaire

Les articles comestibles exportés d’un pays nécessitent un certificat sanitaire ou phytosanitaire délivré par l’autorité compétente du pays exportateur.

Il s’agit d’une exigence pour le dédouanement de ces produits au port de destination. Il certifie que les marchandises exportées répondent aux normes de sécurité et sont propres à la consommation humaine.

Un certificat phytosanitaire est normalement utilisé pour l’exportation de végétaux ou de produits végétaux.

Déclaration de marchandises dangereuses

Lorsque des marchandises dangereuses sont expédiées, l’expéditeur doit suivre les règles et réglementations énoncées par le code maritime international des marchandises dangereuses (IMDG) qui est une branche de l’Organisation maritime internationale (OMI). L’IMDG couvre l’emballage, la séparation et le stockage des marchandises dangereuses.

Une déclaration de marchandises dangereuses est un document dans le format prescrit délivré par le fabricant ou l’expéditeur et inclus avec d’autres documents d’expédition. Il certifie que les marchandises dangereuses expédiées ont été correctement classées, emballées et étiquetées conformément aux normes IMDG. Il contiendra également des instructions sur la séparation, la sécurité et le stockage des marchandises.

Lettre de crédit

Une lettre de crédit est une garantie bancaire que l’acheteur paiera au vendeur. La banque garantit le paiement en cas de défaut de paiement de l’acheteur vis-à-vis du vendeur. Aussi appelée garantie bancaire, crédit documentaire, etc., il existe différents types de lettres de crédit.

Avoir vos documents d’expédition en ordre

Il peut y avoir d’autres exigences de documentation spécifiques au pays pour l’exportation et l’importation. Ce que nous avons brièvement couvert ci-dessus, ce sont les principaux documents d’expédition qui sont nécessaires pour exporter des marchandises et les recevoir à destination sans aucun tracas.

Une documentation d’expédition mal organisée peut retarder considérablement le fret. Cela peut affecter vos frais d’expédition ou même entraîner des amendes imposées par les douanes ou d’autres autorités.

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