Le problème des surestaries

Par Adrian Challinor, PDG, Osiris Consultants Ltd

Les surestaries sont une question qui est nécessaire, mais personne n’aime. En termes simples, il s’agit d’un coût prélevé par le propriétaire du navire lorsqu’un navire dépasse le temps autorisé au port. Il s’agit d’un élément fondamental du contrat de transport de marchandises tel que défini dans le document de la charte-partie.

C’est évidemment important. Un examen des documents de charte-partie montre qu’environ 75 % des clauses concernent les opérations dans le port. Quand on regarde l’utilisation des bateaux à cargaison sèche, on constate que plus de 45 % de leur temps est passé au port. Il est donc clair que ce temps d’attente est un enjeu commercial et contractuel important.

De plus, ce n’est pas quelque chose qui se limite au propriétaire du navire et à l’affréteur – l’affréteur facturera à ses commerçants les surestaries encourues.

En fait, les armateurs ont la partie la plus simple : ils doivent calculer et facturer uniquement leur affréteur. Mais derrière l’affréteur se cache toute une chaîne d’approvisionnement de métiers interconnectés. Pour certaines transactions, il peut y avoir de nombreuses interactions d’achat/vente où la société de négoce ne voit jamais du tout la cargaison physique, mais est toujours partie à la réclamation de surestaries.

Ils auront acheté et vendu sur une base FOB/FOB ou CIF/CIF. Ils peuvent très bien avoir les mêmes conditions de chaque côté et par conséquent, les frais de surestaries seront ramenés à zéro. Mais ce n’est pas la fin de l’histoire. Il existe de nombreux coûts pour exécuter ces transactions supposées nulles : coûts internes, valeur temporelle de l’argent, frais bancaires. Les frais ne peuvent pas être réacheminés de l’émetteur d’origine vers le récepteur final car il n’y a pas de relation contractuelle directe.

L’effet de ceci est double. Tout d’abord, chaque partie de la chaîne commerciale doit effectuer un calcul de surestaries pour lequel elle a besoin du Port Statement of Facts (SOF). Sans le SOF, ils ne peuvent même pas commencer à voir si le calcul est valide. Chaque partie de la chaîne commerciale effectuera (ou devrait) effectuer son propre calcul. Cela signifie entrer le SOF dans leur calculateur de surestaries. Cela se fait en transcrivant le SOF à partir de son format d’origine, le plus souvent à la main. Ce processus est semé d’erreurs typographiques, ce qui crée des erreurs dans la réclamation et ralentit le processus.

Le deuxième effet est que, pensant qu’ils ont une exposition nette nulle, pourquoi un membre de la chaîne commerciale en ferait-il sa tâche la plus importante ? Il est trop facile de voir que de telles réclamations n’ont pas la priorité sur le temps des analystes de surestaries. Cela signifie des retards dans le temps nécessaire pour régler la réclamation. La réclamation est quelque chose qui oblige contractuellement l’affréteur à payer le propriétaire. Bien que cela soit rarement indiqué dans la charte-partie, il est de pratique dans l’industrie que chaque partie dans les chaînes commerciales ne paie aucune facture de surestaries tant qu’elle n’a pas été elle-même payée.

L’effet global de cette situation est que l’armateur est obligé d’attendre le paiement d’une facture parfaitement valide, souvent pendant plusieurs mois. Un audit d’une société commerciale a révélé des frais de surestaries annuels d’environ 300 millions de dollars ; il y avait à tout moment au moins 75 $ de réclamations de surestaries impayées bloquées dans le système. Les propriétaires de navires agissent comme les banquiers de facto de l’industrie du transport maritime – ils ne peuvent faire que l’une des deux choses dans cette situation, qui est d’augmenter les tarifs des affréteurs ou de prendre le coup dans un marché déjà déprimé.

Solutions pour le 21e siècle

Il existe des solutions à cela. Le premier est simple. Si l’industrie des propriétaires de navires adoptait l’énoncé numérique des faits, l’ensemble du processus de traitement du SOF pourrait être réduit ou, dans de nombreux cas, complètement éliminé. Des documents électroniques pour le SOF peuvent être créés et s’intégreront directement dans les systèmes de négociation ou dans les calculateurs de temps de pose autonomes.

Il est nécessaire d’améliorer le processus de calcul des surestaries. En disposant de calculateurs automatisés qui comprennent les conditions commerciales du contrat commercial et de l’affréteur, nous pouvons atteindre l’objectif du traitement direct (STP) avec une intervention manuelle beaucoup plus réduite. Le traitement manuel utilisé aujourd’hui ne fait qu’ajouter de la friction au processus et crée des erreurs d’interprétation qui retardent l’acceptation des réclamations. Le traitement manuel de la réclamation de surestaries devrait être réservé aux 20 % de réclamations vraiment complexes qui dépassent les capacités des systèmes actuels.

Au-delà de cela, il faut introduire une automatisation collaborative dans le processus de négociation. Osiris travaille sur des solutions qui faciliteront grandement l’échange et la transmission en toute sécurité des réclamations, des documents et des messages tout au long de la chaîne d’approvisionnement. En facilitant les demandes d’action des acteurs impliqués plutôt que de les remettre à demain, c’est tout le problème de l’inertie qui peut être résolu. Les informations peuvent remonter et descendre automatiquement dans la chaîne.

Lorsque les réclamations sont acceptées par les parties finales, l’utilisation de monnaies numériques peut accélérer le transfert d’argent des bénéficiaires au destinataire final (le propriétaire du navire) sans implication minimale de la partie intervenante.

La solution au problème SOF

Quiconque a travaillé dans le domaine des surestaries sait que l’exposé des faits peut être livré dans un certain nombre de formats. Certaines sous forme de feuilles Excel, mais sans mise en page ou format standard. Certains sous forme de fichiers PDF, mais tous ne sont pas livrés sous forme de fichiers PDF pouvant être facilement transcrits. Nous avons même vu des manuscrits écrits sur du papier ordinaire et télécopiés au destinataire. Au 21e siècle, il doit simplement y avoir une meilleure façon.

SOFeXchange Est la réponse. En utilisant ce système, toutes les parties du port peuvent collaborer en temps réel pour créer un SOF unique sur lequel tous peuvent s’entendre. Les divergences peuvent être résolues lorsqu’elles surviennent, et non lorsque les documents sont approuvés quelques jours plus tard. En utilisant Smart Laytime Events™, le temps nécessaire à l’enregistrement des événements est réduit – souvent à un simple clic.

Le SOF électronique est ensuite mis à disposition du propriétaire, de l’affréteur et des commerçants qui peuvent l’importer dans leurs calculateurs de temps de pose. En rendant le SOF disponible dans un format qui convient le mieux à leurs besoins, le SOF peut être chargé sans qu’il soit nécessaire de le retaper. Par conséquent, tous les coûts de temps de ce processus sont évités et les fautes de frappe sont éliminées.

SOFeXchange est disponible auprès d’Osiris Consultants Ltd, spécialiste de l’optimisation de la logistique commerciale. Osiris a plus de 40 ans de transformation des processus métier, dont 20 dans le secteur maritime commercial. Contactez Adrian Challinor via www.sofexchange.com, par email à [email protected] ou par téléphone au +44-(0)7860-290-883

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